Le suivi d'ouverture d'e-mail pour les recruteurs

Le recrutement fonctionne à coups d'e-mails restés sans réponse. Un candidat qui ne répond jamais et un candidat qui n'a jamais reçu votre message se ressemblent en tout point de votre côté, et vous relancez les deux de la même façon. Le suivi d'ouverture les sépare, ce qui vaut plus qu'il n'y paraît.

Sommaire

Il ne s'agit pas de suivre chaque message que vous envoyez. Les recruteurs envoient beaucoup d'e-mails, et la plupart ne méritent pas d'instrumentation. La valeur se trouve dans un petit nombre de moments où savoir change ce que vous faites ensuite.

Deux boîtes de réception très différentes

Le recrutement est inhabituel en ce que vous vendez dans deux directions à la fois, à deux populations aux habitudes d'e-mail opposées.

Les candidats lisent souvent sur un téléphone, le soir, en dehors du travail. Ils évitent parfois délibérément de répondre depuis une adresse professionnelle. Leur silence est fréquemment logistique plutôt qu'une décision.

Les responsables du recrutement et les clients lisent à leur bureau pendant la journée, sont chroniquement surchargés, et transfèrent les choses en interne. Leur silence signifie généralement que votre message attend derrière douze autres.

La même ouverture suivie signifie des choses différentes dans ces deux contextes, ce qui est le principal élément à bien comprendre.

Les quatre e-mails qui méritent un suivi

Une liste courte bat le suivi généralisé à chaque fois :

1. La première approche vers un candidat passif. Celle sur laquelle vous avez passé vingt minutes à personnaliser. Savoir si elle a été vue décide si vous réécrivez la ligne d'objet ou le message.
2. La shortlist que vous envoyez à un client. L'e-mail à plus haute valeur de tout le processus, et celui le plus susceptible d'être diffusé.
3. L'offre ou le contrat. Ouvert et non répondu est une situation très différente de jamais ouvert, et cela change qui vous appelez.
4. La logistique d'entretien. Des instructions d'accès non lues la veille sont un problème que vous pouvez encore corriger.

Tout le reste, les confirmations et les remerciements, peut rester non suivi sans aucune perte.

Lire l'ouverture d'un candidat

Un candidat qui ouvre votre approche trois fois en deux jours est intéressé et hésite. Ce n'est pas une personne à relancer plus fort. C'est une personne à qui donner une raison de répondre, idéalement quelque chose de concret comme une fourchette de salaire ou un détail sur l'équipe.

Un candidat qui ne l'ouvre jamais a un problème de ligne d'objet, ou votre message a atterri dans un onglet qu'il ne regarde jamais. Réécrire le même message avec une meilleure phrase d'accroche vaut mieux qu'envoyer un rappel qui cite le premier.

Et un candidat qui ouvre une fois, brièvement, et ne revient jamais a généralement déjà décidé. La lecture la plus indulgente est aussi la bonne : passez à autre chose.

Lire l'ouverture d'un client

Les clients se comportent de façon plus prévisible. Une shortlist non ouverte après deux jours ouvrés signifie presque toujours du volume plutôt qu'un désintérêt, et un message court qui facilite la décision la fera généralement remonter.

Une shortlist ouverte sans retour pendant trois jours est celle qui doit inquiéter. Quelque chose dedans ne passe pas, et demander directement quel profil a manqué la cible fonctionne généralement mieux que demander une mise à jour générale.

La shortlist transférée

Le signal isolé le plus utile en recrutement est une salve d'ouvertures sur une shortlist dans une courte fenêtre. Votre contact ne l'a pas lue six fois. Il l'a transférée au comité de recrutement.

Cela vous indique que le processus est passé à une étape que vous auriez sinon apprise des jours plus tard. C'est aussi le moment de garder vos disponibilités plutôt que de les remplir, parce que des demandes d'entretien suivent généralement. Nous expliquons le mécanisme derrière ces salves dans pourquoi votre e-mail affiche douze ouvertures.

Où le suivi franchit une limite

Cela mérite d'être dit clairement, parce que le recrutement est le domaine où le suivi d'ouverture est le plus facilement mal utilisé.

Ne référencez jamais une ouverture auprès d'un candidat. « J'ai vu que vous avez ouvert mon e-mail deux fois » n'est pas persuasif, c'est troublant, et cela vous coûtera la relation avec exactement les personnes séniors que vous voulez le plus. L'information est pour votre timing, jamais pour votre argumentaire.

Ne traitez pas les ouvertures comme des scores d'engagement pour les personnes. Un candidat n'est pas un lead, la relation survit souvent au poste, et une réputation de surveillance voyage vite dans de petites communautés professionnelles.

RGPD et données candidats

Le recrutement est déjà sous surveillance étroite pour les données candidats, donc la question revient plus souvent ici qu'ailleurs. Le suivi d'ouverture sur des e-mails individuels un à un est généralement défendable, mais il n'échappe pas aux obligations habituelles, et l'analyse dépend de votre juridiction et de votre rôle.

Nous exposons le raisonnement, y compris là où l'argument de l'intérêt légitime s'amenuise, dans le suivi d'e-mail est-il légal au regard du RGPD. Lisez-le avant d'instrumenter une base de données candidats plutôt qu'après.

Une configuration de dix minutes

• Installez l'extension sur le navigateur où vous écrivez réellement, et ne suivez que les quatre catégories ci-dessus.
• Si vous envoyez depuis plusieurs adresses, une personnelle et une d'agence, connectez les deux. Nous couvrons les pièges dans suivre plusieurs adresses d'expédition.
• Activez les notifications d'ouverture pour qu'un candidat qui lit votre message à vingt et une heures ne vous fasse pas attendre jusqu'au matin.
• Ignorez tout ce qui arrive dans les deux minutes après l'envoi. C'est de la mécanique, pas des gens.

Conclusion

Le recrutement produit plus de silence qu'aucun autre type d'e-mail professionnel, et la plupart de ce silence est ambigu. Le suivi d'ouverture ne supprime pas l'ambiguïté, mais il la divise en deux moitiés utiles : le message jamais vu, et le message vu puis mis de côté.

Ces deux situations exigent des réponses complètement différentes. Savoir laquelle des deux vous vivez est toute la valeur, et cela suffit.

Questions fréquentes

Un candidat peut-il savoir que j'ai suivi mon e-mail ?

Il n'y a aucune notification. Un destinataire techniquement curieux peut inspecter la source du message et trouver une image distante, ce qui est vrai de la plupart des e-mails contenant des images.

Dois-je dire aux candidats que j'utilise le suivi d'ouverture ?

Ne le mentionnez jamais spontanément en cours de conversation, et ne citez jamais une ouverture à quelqu'un. Si on vous le demande directement, répondez honnêtement. Votre politique de confidentialité est le bon endroit pour cela.

Ma shortlist affiche huit ouvertures en dix minutes. Que s'est-il passé ?

Elle a presque certainement été transférée à un comité de recrutement. Vous ne pouvez pas voir qui l'a lue, seulement qu'elle a circulé.

Un candidat qui n'ouvre jamais mon e-mail est-il un cas perdu ?

Non. Cela signifie souvent que votre ligne d'objet a échoué, ou que le message a été filtré. Réécrivez l'ouverture plutôt que de renvoyer la même chose.

Le suivi d'ouverture fonctionne-t-il si le candidat lit sur un téléphone ?

Oui dans la plupart des applis de messagerie. Apple Mail avec la protection de la confidentialité est l'exception notable, puisqu'il charge les images à l'avance et fabrique des ouvertures que personne n'a faites.

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